Si usted es propietario de una sociedad costarricense, ya sea una Sociedad Anónima o una Sociedad de Responsabilidad Limitada, existe un nuevo requisito de cumplimiento que debe tener presente. El Registro Nacional ha formalizado la obligación para todas las sociedades mercantiles de registrar una dirección de correo electrónico, y dos novedades concretas de 2026 están poniendo esa obligación en marcha.
La Base Legal: Directriz DPJ-002-2026
En primer lugar, la Dirección Registro de Personas Jurídicas publicó la Directriz DPJ-002-2026 en La Gaceta, con vigencia a partir del 24 de agosto de 2026. La directriz, dirigida a funcionarios públicos, notarios y público en general, aclara la obligación legal que ya existe bajo las Leyes No. 10.597 y 10.962 para que las sociedades cuenten con un correo electrónico registrado ante el Registro Nacional. Queremos ser transparentes: estamos en proceso de confirmar los títulos exactos, la materia y las fechas de promulgación de esas dos leyes directamente en La Gaceta, y actualizaremos esta publicación según corresponda.
El Nuevo Sistema de Autogestión ACE
En segundo lugar, la Junta Administrativa del Registro Nacional aprobó el lanzamiento de una nueva plataforma de autogestión denominada ACE, que corresponde a Autogestión de Correos Electrónicos. Este sistema estará disponible a partir del 20 de septiembre de 2026 y está diseñado para que los representantes legales puedan registrar o actualizar el correo electrónico de su sociedad directamente, sin necesidad de acudir a un notario en cada ocasión. Según la información disponible, el acceso al sistema ACE requeriría que el representante legal cuente con una firma digital válida, aunque recomendamos confirmar este detalle antes de actuar con base en él, ya que podrían existir requisitos de elegibilidad o excepciones que aún no están completamente documentados de forma pública.
Qué Significa Esto para Sociedades de Extranjeros
En términos prácticos, ¿qué significa esto para quienes tienen sociedades costarricenses? De manera sencilla: su sociedad necesita tener un correo electrónico registrado ante el Registro Nacional. Muchas sociedades en manos de extranjeros o nacionales utilizadas frecuentemente para la titularidad de bienes inmuebles, operaciones comerciales o inversiones, pueden no tener este dato actualizado, especialmente si la sociedad fue constituida hace varios años y no ha sido objeto de modificaciones recientes.
Consecuencias del Incumplimiento
Sobre las consecuencias concretas del incumplimiento, queremos ser claros: nuestros abogados están revisando activamente lo que establecen la directriz y las leyes correspondientes. Es posible que existan plazos, disposiciones transitorias o sanciones específicas, y no vamos a especular sobre esos detalles hasta haberlos confirmado directamente en los documentos oficiales. Lo que sí podemos decir es que tener una sociedad con información desactualizada o incompleta ante el Registro Nacional genera complicaciones prácticas, ya sea al vender un inmueble, suscribir un contrato o realizar cambios en la estructura corporativa.
Qué Hacer a Continuación
Si no sabe con certeza si su sociedad tiene un correo electrónico registrado, este es un buen momento para averiguarlo. Si usted es el representante legal y cuenta con firma digital, es posible que el sistema ACE le permita realizar el registro directamente una vez que esté disponible. Si no es así, o si tiene dudas sobre el estado actual de su sociedad, la recomendación es consultar con un Notario Publico de confianza.
En Fortuna Lawyer atendemos a extranjeros y nacionales en Costa Rica y el extranjero en este tipo de consultas de cumplimiento corporativo. Si tiene preguntas sobre su sociedad o sobre cómo le afecta este nuevo requisito, con gusto lo orientamos.
Este artículo tiene fines meramente informativos y no constituye asesoría legal. Su lectura no genera una relación abogado-cliente. Para orientación sobre su situación particular, contacte a un abogado aquí.